顧客情報を踏まえた営業メールと提案文を、AIで素早く作成

導入前の課題

営業部門では、受注内容の確認、納期の回答、商品提案、発送案内、返信の催促など、多くのメール作成が日常的に発生していました。

メールの内容や表現は担当者ごとに異なり、文章を考える時間がかかるだけでなく、顧客情報や過去の経緯を十分に反映できない場合もありました。

実施した支援

営業現場で頻繁に発生するメールを種類ごとに整理し、案件情報を入力することで文案を作成できるプロンプトとテンプレートを整備しました。

主な対象は以下です。

• 受注内容の確認

• 納期や進捗の回答

• 商品・企画の提案

• 発送や納品に関する案内

• 商談後のフォロー

• 未返信案件への確認・催促

• 社内確認が必要な場合の一次回答

顧客との過去のやり取りや、顧客ごとの注意点も参照しながら、相手に合わせた文面を作成できる形にしました。

導入後の変化

毎回一から文章を考える負担が減り、必要な情報を入力することで営業メールの草案を短時間で作成できるようになりました。

担当者ごとの文章品質の差も抑えられ、確認事項や伝えるべき内容の漏れを防ぎやすくなっています。

また、顧客との関係性や案件の状況に合わせて文章を調整できるため、効率化だけでなく、丁寧で分かりやすい顧客対応にもつながりました。

主な成果物

• 受注確認メールテンプレート

• 納期回答メールテンプレート

• 商品提案メールテンプレート

• 発送・納品案内テンプレート

• 商談後フォローメール

• 確認・催促メールテンプレート

• 営業メール作成プロンプト

SSGの支援ポイント

一般的なメール例を提供するだけでなく、実際の営業業務や顧客対応の流れに合わせて、使う場面と入力項目を整理しました。

AIが作成した文章をそのまま送信するのではなく、担当者が確認・調整して使用する運用方法も含めて支援しています。

関連サービス

• 法人向けAI研修・導入支援

• 営業部門向けAI活用研修

• プロンプト・テンプレート設計

• 顧客対応業務の改善

• AI活用定着支援