部門ごとに分散した実績データを統合し、美容メーカーの月次戦略資料を作成

導入前の課題

月次会議で確認する情報が、営業部門、生産管理、マーケティング、CS、バックオフィスに分散していました。

営業実績や商品別売上はExcel、顧客対応はメールやチャット、生産・出荷状況は別の管理表、各部門の振り返りはPDFやクラウド上の資料として保存されていました。

そのため、会議前に担当者が資料を集め、数字を照合し、部門ごとの報告を一つにまとめる必要がありました。

実施した支援

Google Drive、OneDrive、Notionなどに保存された月次資料をAIで確認し、共通の形式で整理する流れを設計しました。

主に以下の情報を統合します。

• 全社・部門別の売上実績

• 商品別・取引先別の販売状況

• 営業担当者の活動報告

• 生産・受注・出荷・納期の状況

• マーケティング施策の実績

• 顧客からの問い合わせや要望

• 前月会議で決めた施策

• 部門別の振り返り資料

同じ資料が複数の保存先にある場合は重複を除き、更新内容が異なる場合は新しい情報を優先します。

作成する月次戦略資料

資料は、経営・部門会議で判断しやすい順番に整理します。

1. 前月施策の実施状況

2. 全社売上と目標達成状況

3. 商品別・取引先別の販売傾向

4. 営業活動と提案状況

5. 生産・在庫・納期の課題

6. マーケティング・CSの反応

7. 部門ごとの良かった点と改善点

8. 翌月の販売・生産・販促方針

9. 部門別の担当業務とKPI

10. 会議で判断する事項

会議後は録音や文字起こしを読み込み、決定事項、担当者、期限を同じ資料へ追記します。

導入後の変化

部門ごとの報告を並べるだけではなく、売上、営業活動、生産状況、顧客の反応を関連づけて確認できるようになりました。

例えば、特定商品の売上が伸びた場合に、

• どの営業施策が影響したか

• どの取引先から受注が増えたか

• 生産や納期に負荷が出ていないか

• 顧客からどのような反応があったか

までを一つの資料で確認できます。

会議準備の負担を減らしながら、部門ごとの報告を翌月の具体的な行動へつなげやすくなりました。

主な成果物

• 月次経営・部門会議資料

• 売上・商品別分析

• 営業活動の振り返り

• 生産・受注・納期状況の整理

• マーケティング・CS分析

• 部門別の翌月行動案

• KPI・担当者一覧

• 会議後の議事録・ToDo

• 月次資料の保存・命名ルール

SSGの支援ポイント

既存のExcelや報告書を新しいシステムへすべて移行するのではなく、現在使用しているクラウドやファイル形式を活かしながら、複数部門の情報を会議で判断できる一つの資料へ変換する流れを設計しました。

資料作成の効率化だけでなく、売上・生産・顧客対応を横断して確認し、翌月の販売戦略や部門別の行動へつなげられるAI活用事例です。