毎週の会議準備をゼロからやらない。日次ログから未完了・次アクションまでAIで整理

導入前の課題

毎週の定例会議前に、担当者が1週間分の記録を見返して、進捗や未完了事項をまとめ直していませんか。

日報、タスク、案件ページ、打ち合わせ記録がそれぞれ残っていても、会議用にまとめるときには、

• 今週何をやったか

• 予定していたが終わっていないものは何か

• 翌週へ持ち越したものは何か

• 相手からの回答待ちはどれか

• 次に誰が何をするか

をもう一度確認する必要があります。

単純な要約だけでは、「予定にはあったが実施記録がない」「別の日に完了している」「案件ページでは状態が更新されている」といったズレを拾いきれないことも課題でした。

実施した支援・仕組み

毎週の定期実行で、対象となる7日分の日次タスクログとデイリープランをAIが確認する仕組みを構築しました。

最初に最新版の運用ルールを読み込み、どの情報を正本として扱うかを固定します。そのうえで、日次ログだけで判断できない項目は、関連するNotionタスク、案件ページ、直近の打ち合わせ記録まで確認します。

AIが確認するのは、単なる実績の要約だけではありません。

• 対象日のログに不足がないか

• 同じ記録が重複していないか

• 予定と実績が一致しているか

• 持ち越し・待ち・未完了が残っていないか

• 「完了」と書いてよい根拠があるか

まで確認したうえで、週次タスクログとMTレジュメへまとめます。

実際の使い方

1週間分の日次ログ・予定を取得

↓

予定と実績、持ち越し、確認待ちを突合

↓

状態が曖昧な案件は元ページまで確認

↓

事業・案件ごとの週次ログへ統合

↓

会議用レジュメと次アクションを作成

↓

Notionへ保存し、内容を再確認

「予定に書いてあるから実施済み」とは扱わず、送付済み・公開済み・完了などは根拠が確認できた場合だけ反映するルールです。

導入後の変化

会議前に、人が1週間分の情報をゼロから拾い直す工程を大きく減らすことができました。

週次ログと会議レジュメが毎週同じ基準で作られるため、会議では「何をやったか」の確認だけでなく、未完了・確認待ち・次に動くことから話を始めやすくなります。

実運用では定期生成を継続し、会議前に確認できる時間へ実行タイミングも調整しています。

主な成果物

• 週次タスクログ

• MTレジュメ

• 未完了・持ち越し整理

• 確認待ち一覧

• 次アクション整理

• 定期実行ルール

SSGの支援ポイント

この事例のポイントは、AIに「会議資料を書いて」と依頼することではありません。

会社の中で、何を正しい情報として読むか、状態が食い違ったとき何を確認するかまでルール化することで、毎週安定して同じ品質のレジュメを作れるようにしています。

Notion、Google Drive、日報、案件管理などに日々の記録がすでに残っている企業であれば、既存の情報を活かして、週次会議・部門会議・経営会議の準備へ応用できます。