給与計算をAIで自動化。既存Excelを残し、差分が出たら止まる運用へ

導入前の課題

給与計算は、勤怠、支給項目、控除、保険料、例外対応、給与明細作成など、毎月同じようでいて細かな確認が多い業務です。

作業を軽くしたい一方で、給与は間違えたまま進めることができません。AIを使う場合も、「自動化できるか」より「間違いを検知して止まれるか」の方が重要でした。

特に、既存のExcelや手計算をいきなり捨てて新しい仕組みに置き換えるのではなく、まず現在の計算方法と並行して使い、結果を照合できることが導入条件でした。

実施した支援・仕組み

現行の給与計算を、入力元の確認／計算／差分確認／帳票出力／例外処理に分解し、実際の給与データを使ってChatGPT Workで試運転しました。

AI側では、資料確認、集計、計算、自動計算Excelの修正、差分抽出、給与明細PDFの作成までを担当します。

一方、人は、

• 未打刻や有給日数

• 制度適用の有無

• 保険料率など年度更新項目

• 差異が出た理由

• 最終支給額

を確認します。

また、差異を説明できない場合はそのまま確定せず、「要確認」で止めるルールにしています。

実際の使い方

勤怠・給与関連データを準備

↓

ChatGPT Workが内容を確認・集計

↓

計算Excel・給与明細を作成

↓

既存の手計算・賃金台帳と照合

↓

差分があれば理由を確認

↓

人が最終支給額を確認して確定

今回の検証では、手入力の賃金台帳と自動計算結果を全項目で照合しました。差分として見つかったのは雇用保険料率で、年度の正しい率へ修正した後、総支給額・控除計・差引支給額が一致することを確認しています。

導入後の変化

給与計算の一連の作業を、毎回人が最初から追うのではなく、AIが計算・差分確認・帳票作成まで支援し、人は制度・例外・最終確認に集中する形へ整理できました。

実データでの照合まで完了したことで、今後はChatGPT Workを使った半自動計算を標準運用とする方針を確定しています。

重要なのは、「AIだから正しい」と扱わないことです。既存の計算結果との比較と、差分理由の確認を運用に組み込むことで、実務へ入れられる形にしています。

主な成果物

• 自動計算用Excel

• 賃金台帳

• 編集用給与明細Excel

• 個人別給与明細PDF

• 月次標準フロー

• 差分確認・例外処理ルール

SSGの支援ポイント

バックオフィス業務では、AIで全部置き換えるより、今あるExcelや確認フローを残しながら、繰り返し作業だけをAIへ渡す方が導入しやすいケースがあります。

SSGでは、既存業務を分解して「AIが処理するところ」「人が判断するところ」「差異が出たら止めるところ」を設計します。

給与計算に限らず、請求、集計、月次報告、帳票作成など、正確性が必要な繰り返し業務へ同じ考え方を応用できます。