導入前の課題

化粧品メーカーでは、営業、商品企画、販促、出荷、顧客対応など、複数の担当者が連携して仕事を進めます。

一方で、実際のタスクは社内チャット、Excel、紙のメモ、会議資料、メール、口頭での依頼など、さまざまな場所に分かれていました。

そのため、

• 誰が担当しているのか

• いつまでに対応するのか

• 会議で決まったことが実行されているか

• 今、自分が優先すべき仕事は何か

を確認するために、複数の場所を見直す必要がありました。

また、担当者ごとにタスクの管理方法が違うため、チーム全体で進捗を把握しにくいことも課題でした。

実施した支援

今回の取り組みでは、既存のツールをすべて入れ替えるのではなく、ChatGPTを業務の入口にし、Google Sheetsをタスクの保存場所として使う形に整理しました。

Google Drive内に共通のタスク管理シートを用意し、

• 担当者

• タスク内容

• 期限

• 進捗状況

• 部門

• 優先度

• 補足内容

を記録します。

ポイントは、ChatGPTの会話だけに仕事を残さないことです。

会議・チャット・口頭で仕事が発生
↓
ChatGPTに内容を伝える
↓
担当・期限・タスク内容を整理
↓
Google Sheetsに保存
↓
後日、ChatGPTがシートを確認
↓
担当者ごとの仕事や優先順位を整理

Google Sheetsに情報を残しておくことで、日付やチャットが変わっても、その時点のタスクを確認できます。

そのため例えば、

「今日、自分がやることを整理して」

とChatGPTに相談すれば、担当者、期限、未完了タスク、優先度などを確認しながら、その日の仕事を整理できます。

また会議後には、

「今日決まった内容からタスクを整理して」

と依頼することで、誰が・何を・いつまでに進めるのかを明確にし、そのまま共通管理へつなげられます。

導入後の変化

これまで担当者ごとに異なる場所で管理していた仕事を、共通のタスク一覧で確認しやすくなりました。

その結果、

• 担当者と期限が分かりやすくなった

• 会議で決まった内容をタスク化しやすくなった

• 未完了の仕事を確認しやすくなった

• 担当者ごとの優先順位を整理しやすくなった

• チャットや会議をまたいでも業務を追いやすくなった

• 管理職側も進捗を確認しやすくなった

といった変化につながっています。

大切なのは、ChatGPTがすべてを記憶しているわけではないことです。

Google Sheetsに業務情報を残し、必要なときにChatGPTが確認できる状態をつくったことで、継続的な業務支援ができるようになります。

主な成果物

• Google Sheetsによる共通タスク管理表

• Google Driveの業務共有フォルダ

• ChatGPTからタスクを整理する運用

• 会議内容からのタスク整理

• 担当者別の業務確認

• 未完了タスクの確認

• 管理職向けの進捗確認フロー

SSGの支援ポイント

この事例で重要なのは、新しいタスク管理ツールを増やしたことではありません。

Google Sheetsを「仕事を残しておく場所」、ChatGPTを「仕事について相談する入口」と役割分担したことがポイントです。

同じように、社内チャット、Excel、紙、会議資料などに業務が分散している企業でも、現在使っているツールを大きく変えずに整理することができます。

SSGでは、現在の業務フローや利用中のツールを確認しながら、

• どこに情報を残すか

• ChatGPTから何を確認できるようにするか

• 誰が最終確認するか

• 現場が無理なく続けられるか

まで含めて設計します。

AIツールを増やすのではなく、今ある情報と仕事をつなぎ、社員が普段の言葉でAIに相談できる業務環境をつくることを大切にしています。