500種類以上の化粧品原料データをAIで整備し、営業からも参照できる環境へ

導入前の課題

同社では、500種類を超える化粧品原料の情報をExcelで管理していました。

原料ごとに、価格、発注納期、最低発注量、配合条件、コストなど多くの情報が記録されていましたが、長期間の運用によって表記揺れや入力形式の違いが発生し、必要な情報を探しにくい状態になっていました。

また、営業担当者が顧客から原料について質問を受けた際も、自分で情報を確認することが難しく、都度バックオフィスへ問い合わせる必要がありました。

実施した支援

既存のExcelデータを確認し、生成AIを活用して項目や表記方法を整理しました。

主に以下の内容を整備しています。

• 原料名の表記統一

• 項目名と入力形式の整理

• 重複データの確認

• 空欄や不足情報の抽出

• 原料価格の参照方法

• 発注納期の整理

• 最低発注量の整理

• 配合条件や注意事項の整理

整理したデータをもとに、営業担当者が簡単な質問から必要な原料情報を確認できる参照環境も整えました。

導入後の変化

必要な原料情報を探しやすくなり、営業担当者自身が価格、納期、最低発注量、配合条件などを確認できるようになりました。

これにより、顧客への回答までの時間を短縮しやすくなり、バックオフィスへの問い合わせも減らせる状態になっています。

また、データの表記や管理方法を整えたことで、新しい情報の追加や更新もしやすくなりました。

主な成果物

• 原料データ一覧

• 原料名の表記ルール

• 項目・入力形式の統一表

• 原料情報の参照フォーマット

• 営業向け確認用プロンプト

• データ更新時の運用手順

SSGの支援ポイント

AIを使って回答を生成する前に、参照元となるExcelデータ自体を整理しました。

元データの表記や構造を整えることで、必要な情報を正確に探しやすくし、営業部門とバックオフィスの両方で活用できる状態へ改善した事例です。

関連サービス

• 法人向けAI研修・導入支援

• バックオフィス向けAI活用研修

• Excel・業務データ整備

• 社内ナレッジ環境の構築

• AI活用定着支援