受注確認・納期回答・発送案内をAIで整理し、生産管理業務を効率化

導入前の課題

生産管理部門では、営業部門から届く受注内容の確認、製造状況の整理、納期の回答、発送案内など、多くの確認作業が日常的に発生していました。

案件ごとに商品、数量、仕様、納期、確認事項が異なるため、情報整理や回答文の作成に時間がかかり、担当者の経験によって確認内容にも差が出やすい状態でした。

また、営業部門と生産管理部門の間で情報が不足している場合、何度も確認のやり取りが発生することも課題となっていました。

実施した支援

受注から納品までの業務を整理し、各場面で必要な確認事項と回答内容をAIで作成できるテンプレートを整備しました。

主に以下の業務へ活用しています。

• 受注内容の確認

• 不足情報の抽出

• 製造条件や仕様の整理

• 納期回答文の作成

• 営業部門への確認事項の整理

• 発送・納品案内の作成

• 進捗確認メールの作成

• 案件情報の要約

商品名、数量、希望納期、仕様などを入力すると、確認すべき内容や回答文の草案を作成できる形にしました。

導入後の変化

案件ごとに必要な情報を整理しやすくなり、確認漏れや伝達漏れを防ぎやすくなりました。

営業部門から生産管理部門への確認事項も明確になり、複数回にわたるやり取りを減らしながら、顧客への回答を進められるようになっています。

また、よく発生する業務をテンプレート化したことで、担当者が変わっても一定の手順で対応しやすい環境を整えました。

主な成果物

• 受注内容確認テンプレート

• 不足情報抽出プロンプト

• 納期回答メールテンプレート

• 営業部門への確認文テンプレート

• 発送・納品案内テンプレート

• 案件情報要約フォーマット

• 生産管理業務の確認チェックリスト

SSGの支援ポイント

文章作成だけを効率化するのではなく、受注から納品までの情報の流れを整理し、どの段階で何を確認するかを明確にしました。

営業部門と生産管理部門の連携を含め、実際の業務フローに沿ってAIを活用できる形へ整えた事例です。

関連サービス

• 法人向けAI研修・導入支援

• 生産管理部門向けAI活用研修

• 受発注業務の整理

• 業務用プロンプト・テンプレート設計

• 部門間の情報共有改善