AIポリシーと個人情報保護ルールを整備し、安心してAIを使える環境へ

導入前の課題

ChatGPTをはじめとする生成AIや、クラウド型の顧客管理・予約・情報共有サービスの利用が増える一方で、どの情報を入力してよいか、誰がどのツールを利用してよいかが明確になっていませんでした。

スタッフごとの判断に任せると、顧客情報や社内情報を誤って外部サービスへ入力してしまうリスクもあります。

実施した支援

利用中または導入予定のAIツール・Webサービスを整理し、業務内容に合わせて以下を策定しました。

• AIツールへ入力してよい情報・入力しない情報

• 個人情報・顧客情報・機密情報の取扱い

• AIが作成した文章や資料の確認ルール

• 利用可能なツールとアカウント管理方法

• スタッフが判断に迷った場合の確認手順

• 顧客情報を利用する場合の匿名化・加工方法

• 事故や誤入力が発生した場合の対応

• 定期的なルール見直しの方法

あわせて、現在の事業やデジタルツールの利用状況に合わせ、プライバシーポリシーや顧客向けの案内文も見直しました。

導入後の変化

スタッフが「何を入力してよいか」「どこまでAIを使ってよいか」を判断しやすくなり、過度に利用を避けるのではなく、ルールの範囲内で安心して活用できるようになりました。

また、社内ルールと顧客向けの説明をそろえることで、AIやWebサービスを利用する際の透明性も高めています。

主な成果物

• AI利用ポリシー

• 生成AIの社内利用ルール

• 個人情報・顧客情報の取扱い基準

• 利用可能ツール一覧

• スタッフ向け確認チェックリスト

• 顧客向けAI利用案内

• プライバシーポリシー改訂案

• インシデント発生時の対応フロー

SSGの支援ポイント

一般的な雛形をそのまま使用するのではなく、実際に利用するAIツール、予約システム、顧客管理サービス、クラウドサービスと、現場の業務フローを確認したうえでルールを設計します。